Der Scanner dient dazu, Dokumente wie Bilder oder Texte zu digitalisieren. Dabei wird das Dokument optisch abgetastet und die Daten an den angeschlossenen Computer gesendet.
Jede Art von Dokument kann mittlerweile digitalisiert werden und für jedes Format gibt es den richtigen Scanner. Die gängigsten Modelle sind Einzugs-, Flachbett-, Film-, Dia- und Barcode-Scanner. Der Einzugsscanner ist vergleichbar mit einem Faxgerät. Jedes Blatt wird einzeln eingezogen und digitalisiert. Einzugsscanner haben den Vorteil, dass sie sich gut für massenhafte Digitalisierung von Papieren eignen und relativ unempfindlich gegenüber Erschütterungen sind. Allerdings muss die Vorlage in den Einzugsschacht passen und wenn die Dokumente falsch eingelegt werden, kann es passieren, dass sie zerknittern. Bei einem Flachbettscanner wird das Dokument hingegen auf eine Glasplatte gelegt, mit einer lichtundurchlässigen Klappe abgedeckt und von einer Abtasteinheit durch das Glas beleuchtet. Flachbettscanner arbeiten sehr exakt, deswegen muss die Vorlage sehr präzise auf der Platte liegen. Mit einem Flachbettscanner ist es auch möglich, Bücher oder andere gebundene Dokumente zu scannen. Film- und Diascanner dienen dazu, Bildmedien wie Dias, Filme oder Negative zu scannen. Durch die Transparenz der Dokumente können sie mit einer sehr hohen Auflösung digitalisiert werden. Die Auflösung wird in dpi (dots per inch) gemessen und liegt bei Film- und Diascannern bei einigen Tausend dpi. Barcodescanner können gedruckte Strichcodes scannen, die zur Kennzeichnung von Waren dienen.
Vor dem Kauf sollte man sich auf jeden Fall überlegen, welche Vorlagen denn überhaupt digitalisiert werden sollen und welcher Scannertyp dazu benötigt wird. Zudem gibt es einige wichtige Aspekte, wie Farbtiefe, Geschwindigkeit, optische Auflösung, Scan-Fläche, Texterkennungssoftware und Stromversorgung, die beachtet werden sollten. Die Farbtiefe wird in Bit angegeben. Je mehr Bit ein Scanner hat, desto mehr Farbabstufungen kann er unterscheiden. Für herkömmliche Arbeiten reichen 24 Bit, Standard sind heute bei den meisten Geräten aber 48 Bit. Bei Scannern mit Einzug spielt die Geschwindigkeit eine große Rolle, da die Einzugsscanner für viele Papiere genutzt werden. Die Geschwindigkeit wird immer in Seiten pro Minute angegeben. Allerdings gilt hier, dass eine hohe Geschwindigkeit auch viel kostet. Die optische Auflösung benennt die Detailgenauigkeit, in der Bilder gescannt beziehungsweise gedruckt werden. Heutzutage sollte man nicht mit weniger als 600 dpi arbeiten. Die Scan-Fläche wird entweder in Millimetern oder DIN-Formaten angegeben und zeigt an, in welcher Größe Vorlagen im Scanner verarbeitet werden können. Eine Text- oder Zeichenerkennungssoftware kann das Textbild der Vorlage lesen und in ein klassisches Word-Dokument umwandeln. Die Zeichenerkennungsprogramme arbeiten jedoch nicht zu hundert Prozent fehlerfrei und die Dokumente müssen nachher oft selbst noch mal nachgebessert werden. Manche Scanner werden mit so einer Software geliefert, ist man aber auf dieses Programm angewiesen, lohnt es sich für die Software etwas mehr Geld auszugeben. Auch die Stromversorgung ist bei Scannern nicht unerheblich. Manche Modelle können per USB-Kabel über den PC mit Strom versorgt werden, was eine hohe Mobilität bedeutet. Viele Scanner werden jedoch über ein Netzteil mit Strom beliefert.
